Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

до протоколу зборів суддів

Підволочиського районного суду

Тернопільської області

22.06. 2015  № 7

 

 

1. Цими Засадами визначаються повноваження та порядок розгляду зборами суддів  Підволочиського районного суду (далі – суд) питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу справ між суддями та порядку формування колегій суддів з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (із змінами і доповненнями на час їх затвердження).

3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду судових справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень тощо).

4. Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду – далі Положення, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

5. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

6.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи (в тому числі призначення осіб, відповідальних за автоматичний розподіл справ між суддями, формування статистичної звітності), надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

7.Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду.

Обов'язки технічного адміністратора суду виконує головний спеціаліст суду з інформаційних технологій суду. За відсутності головного спеціаліста з інформаційних технологій суду обов`язки технічного адміністратора можуть виконуватись керівником апарату суду.

8.Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

9. Справи, підсудні Підволочиському районному суду, розглядаються суддями одноособово, окрім справ, які відповідно до законодавства розглядаються колегіально.

10. Автоматизований розподіл справ у суді здійснюється  між усіма суддями, з врахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також  запасний суддя та слідчий суддя. Відповідно до п.2.3.23 Положення, якщо справа підлягає судом у колегіальному складі, при автоматизованому розподілі справи автоматизованою системою визначається головуючий з числа всіх суддів суду та склад колегії суддів.

11. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, а також щодо яких відсутні обмеження щодо проведення стосовно них автоматизованого розподілу (відпустка, відрядження тощо).

12. Постійно діючі колегії у суді не утворюються, у зв’язку із невеликою чисельністю посад суддів у штаті суду.

13. Відповідно до принципу незмінності складу суду, розгляд справи проводиться визначеними цими Засадами головуючими суддями чи колегією суддів, сформованою автоматизованою системою. У випадку задоволення відводу (самовідводу) одному із суддів-членів колегії здійснюється заміна цього судді іншим суддею, призначеним за допомогою повторного автоматизованого розподілу на підставі ухвали про відвід судді.

14. У разі задоволення відводу (або самовідводу) головуючому судді  (або всьому складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.

15. За вмотивованим клопотанням головуючого судді проводиться повторний автоматичний розподіл справи з метою зміни складу колегії (без зміни головуючого судді). Такий розподіл проводиться у виключних випадках, у разі неможливості формування повного складу суду за рахунок включення до складу колегії "запасного" судді, зокрема та не виключно: - відсутності з поважних причин двох суддів колегії; - відсутності у судді-члена колегії повноважень на здійснення судочинства; - вибуття судді-члена колегії зі штату суду; - наявності інших обставин, які унеможливлюють участь судді-члена колегії у розгляді даних справ, що може мати наслідком порушення розумного строку розгляду справи (справи, для яких встановлено скорочені строки розгляду, тощо).

16. Повторний автоматичний розподіл з підстав, визначених у п.2.3.49-2.3.52 Положення проводиться за розпорядженням керівника апарату суду (за його відсутності – за розпорядженням особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) з числа усіх працюючих суддів суду без участі відсутніх суддів та суддів, які не можуть брати участь в розгляді справи з підстав, визначених законом чи Положенням.

17. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

18. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи, про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень,якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

 19. Раніше визначеним головуючим суддею у справі в контексті пункту 18 Засад вважається суддя, якого було визначено головуючим суддею у справі з часу надходження справи (заяви, матеріалу) до районного суду та до повернення справи до суду першої інстанції після її апеляційного розгляду.

20. У випадку одночасного надходження від однієї особи  кількох аналогічних заяв (позовних заяв) у справах між тими ж сторонами, про один і той же предмет, з тих же підстав, автоматичному розподілу підлягає перша із зареєстрованих заяв, а всі наступні долучаються  до заведеної справи,  та автоматичний розподіл у цих наступних заявах не проводиться.

21. Справи (матеріали) про адміністративні правопорушення, які надійшли після доопрацювання, залишаються за суддею, який приймав рішення про направлення справи на доопрацювання, а створена СК на справу поєднується із первісною справою та проводиться автоматичний розподіл справи.

22. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

23. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді більш ніж 14 календарних днів (тривала відпустка, хвороба тощо) з дня надходження справи до суду у випадках, передбачених в п.18 цих Засад, такі судові справи можуть бути розподілені за допомогою автоматизованої системи документообігу суду за розпорядженням голови суду.

24. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи. Якщо суд розглядав справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.

25. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

26. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 22 цих Засад обставин.

27. У випадку знеструмлення електромережі в період надходження судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) розподіл таких справ здійснюється головою суду або особою, що виконує його обов`язки, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3 Положення.

28. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 23 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл .

29. Внесення даних до табеля робочих днів суддів здійснюється визначеною наказом керівника апарату суду особою на підставі наказів голови суду про надання відпусток, про відрядження, у випадку хвороби тощо.

30. Керівник апарату суду чи особа, яка виконує його обов'язки, вирішує питання щодо необхідності внесення до розділу «Табель робочих днів» (команда «Не призначати слухань»)  щодо конкретного судді  значень:

- «Важка справа» - за поданням головуючого судді;

- «Інше» - за мотивованим поданням судді;

- «Нарадча кімната» - у випадку виходу головуючого судді до нарадчої кімнати на тривалий строк – на підставі доповідної записки секретаря судового засідання.

За результатами розгляду відповідних подань (доповідних) керівник апарату суду (особа, що виконує його обов`язки), видає письмове розпорядження.

31. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи.

32. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.