Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Підволочиському районному суді Тернопільської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів суддів

Підволочиського районного суду

Тернопільської області

31.03.2025 № 2

Засади

використання автоматизованої системи документообігу суду

у Підволочиському районному суді Тернопільської області

І. Загальні положення

  1.Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Підволочиському районному суді Тернопільської області (далі – Засади) розроблено та затверджено на виконання  вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

  2.Цими Засадами визначаються правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення про АСДС) з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України, повноваження щодо розгляду зборами суддів Підволочиського районного суду питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу справ між суддями з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи, а також деякі особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, передачі справ раніше визначеному судді у межах повноважень зборів суддів, визначених Положенням про АСДС.

  3.Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної та фактичної чисельності суддів, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду судових справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень, участі у навчанні тощо).

  4.Засади затверджуються рішенням зборів суддів Підволочиського районного суду (далі – збори суддів) та вносяться до автоматизованої системи і оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

  5.У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад або Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції.

  Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями)  чи затверджені у новій редакції вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

II.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи

  6.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду (в тому числі призначення осіб, відповідальних за автоматизований розподіл справ між суддями, формування статистичної звітності), надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

  7.Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи документообігу суду (далі – автоматизована система) у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду.

  Обов'язки технічного адміністратора суду виконує головний спеціаліст суду з інформаційних технологій суду. За відсутності головного спеціаліста з інформаційних технологій суду обов`язки технічного адміністратора можуть виконуватись керівником апарату суду.

  8.Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

IІІ. Розподіл судових справ між суддями

  9.Автоматизований розподіл судових справ здійснюється між усіма суддями.

  Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ  не запроваджується у зв’язку із невеликою чисельністю посад суддів у штаті суду.

  Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

  Склади постійно діючих колегій суддів не визначаються. 

  Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду.

10.У Підволочиському районному суді зборами суддів визначаються:

• кількість суддів, уповноважених на здійснення судових проваджень щодо неповнолітніх;
• судді, уповноважені на здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх;
• кількість слідчих суддів;
• слідчі судді.

ІV. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у Підволочиському районному суді

  11.З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування автоматизований розподіл (повторний автоматизований розподіл) цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому наказом голови суду графіку чергувань.

  12.Внесення даних до табеля робочих днів суддів здійснюється визначеною наказом керівника апарату суду особою на підставі наказів голови суду про надання відпусток, про відрядження, встановлення чергування, у випадку хвороби тощо. Відповідальна особа щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно. У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду або керівника апарату суду з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

13.Керівник апарату суду чи особа, яка виконує його обов'язки, вирішує питання щодо необхідності внесення до розділу «Табель робочих днів» (команда «Не призначати слухань»)  щодо конкретного судді  значень:

• «Інше» - за мотивованим поданням судді;
• «Нарадча кімната» - у випадку виходу головуючого судді до нарадчої кімнати у кримінальних справах (провадженнях) на строк більше одного робочого дня – на підставі доповідної записки секретаря судового засідання.

  За результатами розгляду відповідних подань (доповідних) керівник апарату суду (особа, що виконує його обов`язки), видає письмове розпорядження.

  14.У випадку надходження від однієї особи  кількох аналогічних заяв (позовних заяв) у справах між тими ж сторонами, про один і той же предмет, з тих же підстав до відкриття провадження хоча б по одній із них, автоматизованому розподілу підлягає перша із зареєстрованих заяв, а всі наступні долучаються  до заведеної справи, та автоматичний розподіл у цих наступних заявах не здійснюється.

  15.Не здійснюється розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді, а проводиться автоматизований розподіл на загальних підставах щодо клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), що надійшли:

• за два робочі дні до початку відпустки, відрядження, навчання тощо судді тривалістю більше одного робочого дня, а також під час відсутності судді – щодо клопотань про застосування запобіжного заходу, тимчасовий доступ до речей і документів, про накладення грошового стягнення на особу, про тимчасове обмеження у користуванні спеціальним правом, про відсторонення від посади, про скасування арешту майна, про продовження строку досудового розслідування, скарги на рішення, дії чи бездіяльність  слідчого, дізнавача чи прокурора під час досудового розслідування (крім скарг на рішення про закриття кримінального провадження), щодо інших клопотань (подань, скарг), які розглядаються суддею протягом трьох днів  із дня надходження;
• за один робочий день до початку відпустки, відрядження, навчання тощо судді тривалістю більше одного робочого дня, а також під час відсутності судді – щодо клопотань про арешт майна, про проведення обшуку, про здійснення приводу, продозвіл на затримання з метою приводу;
• за чотири робочі дні до початку відпустки, відрядження, навчання тощо судді тривалістю більше одного робочого дня, а також під час відсутності судді - щодо скарг  на рішення про закриття кримінального провадження.

  16.Крім того, під час відсутності судді (відпустки, хвороби, навчання, відрядження тощо) не здійснюється передача судової справи раніше визначеному судді, а проводиться автоматизований розподіл на загальних підставах:

• матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
• позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
• справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

  17.Під час відсутності судді (відпустки, хвороби, навчання, відрядження тощо) проводиться розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному судді:

• заяв та клопотань з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу;
• судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
• заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
• зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
• заяв про відновлення втраченого судового провадження;
• заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом

  18.Заяви про перегляд заочного рішення, які надійшли під час відсутності судді, розподіляються шляхом передачі їх раніше визначеному судді, якщо вони надійшли менше як за п`ять робочих днів до закінчення періоду такої відсутності судді (згідно з внесеною у табель в АСДС інформацією).

  Якщо заява про перегляд заочного рішення надійшла під час відсутності судді та більше ніж за п`ять робочих днів до закінчення періоду такої відсутності, здійснюється автоматизований розподіл такої заяви на загальних підставах.

V.Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи  автоматизованої системи

  19.В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.

 20.Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 16 цих Засад обставин.

 21.У випадку знеструмлення електромережі в період надходження судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) розподіл таких справ здійснюється головою суду або особою, що виконує його обов`язки, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3 Положення.

 22.Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 16 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.